ما المقصود ببرامج محاسبة في 2021؟

Writing by Heytham

استعمال برامج محاسبة للشركات هو حل يستخدمه المحاسبون ومحترفو المحاسبة وأصحاب الأعمال لمعالجة المعاملات المحاسبية وإدارة الحسابات. فيما يلي بعض أهم ميزات وفوائد استعمال برامج محاسبة للشركات والأشياء التي يجب مراعاتها عند اختيار برامج محاسبة لعملك.

برامج المحاسبة المالية: تعريف محاسبة الأعمال

محاسبة الأعمال هي عملية تسجيل وتحليل وتفسير المعاملات والمعلومات المالية. إنها الطريقة التي يتتبع بها النشاط التجاري عملياته. في بعض الأحيان، قد يكون تتبع هذه العمليات أمرًا صعبًا، وهذا هو المكان الذي يجب فيه استعمال برامج محاسبة للشركات.

لماذا استعمال برامج محاسبة للشركات مهم في محاسبة الأعمال؟

تتضمن محاسبة الأعمال مجموعة واسعة من الأنشطة من أجل التقاط الصورة المالية الكاملة للأعمال. عندما يتم ذلك يدويًا، فهو عمل معقد ويستغرق وقتًا طويلاً. لكن استخدام برامج محاسبة للشركات ساعد في تبسيط هذه العمليات، ومنح أصحاب الأعمال مزيدًا من الوقت للتركيز على إدارة وتنفيذ استراتيجياتهم.

برامج المحاسبة المالية: أتمتة المهام

الإدخال اليدوي للبيانات ممل وعرضة للأخطاء. باستخدام برامج محاسبة للشركات للأتمتة، تحافظ برامج المحاسبة المالية على إدخال البيانات يدويًا إلى الحد الأدنى وتزيد من الكفاءة. يتطلب منك استخدام برامج محاسبة للشركات جيدة إدخال المعلومات مرة واحدة فقط وسيقوم تلقائيًا باستخراج بياناتك عندما تحتاج إلى إنشاء معاملة.

برامج المحاسبة المالية: تبسيط الضرائب

الوقت الضريبي مرهق للشركات. يعد تتبع جميع معاملاتك يدويًا، وحساب المبلغ المستحق عليك، وتقديم المرتجعات أمرًا مزعجًا. يجعل استخدام برامج محاسبة للشركات هذه العملية أسهل من خلال الاحتفاظ بكل ما تحتاجه في مكان واحد. يتم إعداد تقارير الإرجاع الخاصة بك تلقائيًا ويمكنك تقديم المرتجعات مباشرة من برامج المحاسبة المالية الخاصة بك، دون الحاجة إلى الاعتماد على تطبيق تابع لجهة خارجية.

برامج المحاسبة المالية: تسهيل الوصول إلى البيانات

يعد الوصول إلى بياناتك المالية أمرًا سهلاً باستخدام برامج محاسبة. يتيح لك استعمال برامج محاسبة سحابية الحصول على أرقامك من أي مكان، وقتما تشاء. كل ما تحتاجه هو جهاز مناسب واتصال بالإنترنت ومتصفح ويب.

برامج المحاسبة المالية: التكامل مع تطبيقات الأعمال الأخرى

تزداد بيانات الأعمال تعقيدًا بمرور الوقت. تسمح لك عمليات الدمج بالوصول إلى بياناتك والعمل معها باستخدام تطبيقين مختلفين أو أكثر من مكان واحد. يمكن دمج برنامج حسابات مع بوابات الدفع عبر الإنترنت وحلول CRM وتطبيقات إعداد التقارير وأنظمة إدارة المعلومات لإضافة وظائف إدارة المبيعات والأعمال إلى برنامج حسابات الخاص بك.

برامج المحاسبة المالية: تقليل فقدان البيانات

يعد الاحتفاظ بنسخة احتياطية من أوراقك وكتبك مهمة صعبة، ولا يرغب معظم الناس في نسخ حساباتهم يدويًا. إذا لم تقم بنسخها احتياطيًا، فقد تفقد مستندًا مهمًا بسهولة. ينظم برنامج حسابات البيانات ويخزنها بطرق مصممة لتسهيل استرداد سجلاتك عند الحاجة إليها. تحتوي برامج محاسبة سحابية أيضًا على نسخ احتياطية منتظمة لمنع فقدان البيانات.

المواصفات الرئيسية لبرامج محاسبة

من الميزات الأساسية التي تتعقب الأموال الواردة والصادرة من عملك، إلى الميزات المتقدمة الأخرى التي تمنحك المزيد من التحكم، يقدم برنامج حسابات العديد من الميزات التي تساعد على تبسيط المهام المحاسبية. يمكن أن تختلف ميزات برنامج المحاسبة حسب البائعين.

برامج محاسبية: معالجة الفواتير

الفواتير هي المطلب الأساسي لكل عمل تجاري. يجب أن يتيح لك استخدام برنامج حسابات تتبع من يدين لك، ومقدار الديون المستحقة عليه، ومتى يحين موعد السداد. يجب أن تقدم أيضًا ميزات إضافية مثل الفواتير التلقائية وتذكيرات الدفع والتحويل التلقائي للتقديرات إلى الفواتير.

برامج محاسبة

برامج محاسبية: المدفوعات عبر الإنترنت

يعد تحصيل المدفوعات جزءًا أساسيًا من ممارسة الأعمال التجارية، لذا يجب أن يسهل عليك استخدام برنامج حسابات ذلك. يدعم برنامج المحاسبة الجيد تكامل بوابة الدفع، مما يتيح لك تحصيل المدفوعات عبر الإنترنت للحصول على تجربة أسهل لك وللعميل.

برامج محاسبة

برامج محاسبية: قابلية دفع الحسابات

يعد تتبع نفقاتك ومقدار الأموال المستحقة عليك أمرًا بالغ الأهمية لعملك. يجب أن يقدم برنامج حسابات ميزات مثل أوامر الشراء والفواتير وائتمانات البائعين والمصروفات لجعل جانب المدفوعات من عملك سلسًا قدر الإمكان.

برامج محاسبة

برامج محاسبية: الخدمات المصرفية

يجب أن يقدم لك كل برنامج حسابات رابطًا ما إلى البنك الذي تتعامل معه، حتى تتمكن من إجراء المدفوعات واستيراد كشوف الحسابات المصرفية الخاصة بك إلى نظام المحاسبة الخاص بك. تتجاوز بعض البرامج هذه الوظائف الأساسية لتقديم ميزات مثل الخلاصات المصرفية التلقائية ومطابقة المعاملات والتسوية المصرفية.

برامج محاسبة

برامج محاسبية: الإبلاغ

المحاسبة دون تحليل الأرقام غير مجدية. توفر كل برامج محاسبية تقارير مالية لتحليل الأرقام واتخاذ قرارات العمل في المستقبل. تذهب بعض خيارات برامج المحاسبة إلى أبعد من ذلك وتدعم الوظائف مثل مشاركة التقارير والجدولة والتخصيص.

برامج محاسبة

برامج محاسبية: المخزون

يعد تتبع المخزون أمرًا ضروريًا للأعمال التجارية القائمة على السلع. من تتبع المخزون في متناول اليد، إلى إرسال الإخطارات عند نفاد المخزون، إلى إجراء تعديلات على المخزون، يمكن أن يساعد برنامج المحاسبة مع تتبع المخزون في تبسيط عملك.

برامج محاسبة

برامج محاسبية: تتبع الوقت

بالنسبة للشركات القائمة على الخدمة والتي تفرض رسومًا على العملاء مقابل الوقت الذي يقضيه في مشروع أو مهمة، فإن ميزة تتبع الوقت ضرورية. من الناحية المثالية، يجب أن تسمح برامج المحاسبة للشركات بتتبع مشاريعها والساعات التي تقضيها، وتشغيل مؤقتات العمل داخل التطبيق، وتحويل الساعات مباشرة إلى فواتير. يوفر أفضل برنامج محاسبة أيضًا وصولًا قائمًا على الأدوار، بحيث يمكن لأصحاب الأعمال التعاون مع المقاولين والموظفين دون التضحية بأمان بياناتهم.

برامج محاسبة

فوائد برامج المحاسبة

  1. توفير الوقت
  2. زيادة السرعة والكفاءة
  3. تكلفة مخفضة
  4. سهولة إنشاء التقارير

كيفية اختيار برنامج المحاسبة المناسب لعملك

تجربة مجانية

يجب أن يقدم لك برنامج المحاسبة الخاص بك نسخة تجريبية مجانية، بحيث يكون لديك الوقت لتقييم اختيارك. ستحتاج إلى إدخال بعض معاملات الاختبار للتحقق من دقة التقارير وسهولة الاستخدام.

سهولة الاستعمال

يمكن أن تكون المحاسبة عملية معقدة، وآخر ما تحتاجه هو نظام محاسبة يصعب اكتشافه. لذا اختر برنامجًا يحتوي على واجهة سهلة الاستخدام ولا يحتوي على ميزات غير ضرورية.

وصول متعدد المستخدمين

تسمح معظم أنظمة المحاسبة للشركات بإضافة عدة مستخدمين إلى الحساب لضمان الوصول المتحكم فيه إلى البيانات. تسمح لك بعض الأنظمة بإضافة المستخدمين ودعوتهم دون أي تكلفة إضافية. يجب أن يتيح لك برنامج المحاسبة الذي تختاره دعوة المستخدمين والتعاون بسهولة.

الأتمتة

يمكن أن تساعد الأتمتة في برامج المحاسبة في مهام مثل إرسال الفواتير المتكررة وتذكيرات الدفع، مما يتيح لك المزيد من الوقت للتركيز على الصورة الكبيرة لصحتك المالية. ابحث عن برنامج يقدم ميزات لتوفير الوقت والحفاظ على التدخل اليدوي إلى أدنى حد ممكن.

الدعم عبر الإنترنت

أول شيء تحتاج إلى تحديده عند اختيار أداة محاسبة هو ما إذا كنت تريد برنامج محاسبة غير متصل بالإنترنت أو عبر الإنترنت. قد يعتمد تفضيلك على نموذج عملك ونوعه. نظرًا لمزاياها التي تتفوق على حل المحاسبة غير المتصل بالإنترنت، فإن المزيد والمزيد من الشركات تختار البرامج عبر الإنترنت

أمن البيانات

إذا كنت تختار حل محاسبة عبر الإنترنت، فإن أمان البيانات هو أحد أهم الأشياء التي يجب البحث عنها. تحقق مع الموفر حول كيفية ومكان تخزين البيانات الخاصة بهم. يجب عليك أيضًا معرفة متى يتم نسخ البيانات احتياطيًا والتأكد من أنها متكررة بما يكفي لمتطلباتك.

القابلية للتطوير

ترتكب معظم الشركات خطأ اختيار برنامج محاسبة يلبي متطلباتها في ذلك الوقت. ولكن مع نمو الأعمال التجارية، غالبًا ما يجد أصحاب الأعمال أن برنامجهم المحاسبي لا يفي باحتياجاتهم، مما يتطلب منهم الانتقال إلى حل آخر. اختر نظامًا يمكنه التوسع مع نطاق عملك.

التسعير

يجب أن يوفر لك برنامج المحاسبة الخاص بك جميع ميزات المحاسبة التي تحتاجها بسعر معقول. تفرض بعض تطبيقات المحاسبة رسومًا منفصلة على التحديثات والدعم، وتجبرك على شراء الوظائف الإضافية، أو تفرض رسومًا إضافية على الصيانة. اختر برنامج محاسبة ليس له رسوم خفية مرتبطة به.

الدعم الفني

يجب أن يكون نظام المحاسبة الذي تختاره سهل الاستخدام، ولكن يجب أن يكون قادرًا أيضًا على تقديم المساعدة لك إذا احتجت إليها في أي وقت. يجب أن تفترض أنك ستحتاج إلى دعم فني في مرحلة ما وأن تبحث عن أداة محاسبة تقدم الدعم عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف.

المصدر من هنا.

طالع أيضا:

- أفضل 5 أجهزة مقوي اشارة الواي فاي على Amazon.

- مكونات شبكة الحاسوب: 12 مكونا أساسيا.

- طريقة تركيب مقوي شبكة الجوال في 3 خطوات سهلة؟

- ماهي وسائل الاتصال في شبكات الحاسب عبر الإنترنت؟